Die neue HR-Software ins Unternehmen holen:

3 Tipps für HR-Manager

#HR Tech
Regional Sales Manager @ Talentry

Vielen HR- und Recruiting-Managern stellt sich beim Einkauf einer neuen Software die immer gleiche Frage: „Wie stemmen wir dieses neue Projekt mit unseren vorhandenen (personellen) Ressourcen?“ 

Diverse Business Cases berechnen und Software-Präsentationen für den Chef oder die Geschäftsleitung vorbereiten – alles neben der eigentlichen Arbeit. Denn schließlich wollen Sie die Budgetverantwortlichen von der Investition überzeugen. Ansonsten könnte es schwierig werden: „Der CFO unterschreibt das doch nie.“ Und was, wenn nicht alles läuft wie geplant und hinterher alles umsonst war? 

Als Vertriebsmanagerin, die diese Probleme kennt und HR-Mitarbeiter schon oft beim Weg durch die internen Entscheidungsgremien gecoacht hat, möchte ich Ihnen gerne drei nützliche Tipps für Ihr nächstes Software-Projekt mitgeben, die sich in vielen Fällen bewährt haben. 

Tipp 1: Richtig priorisieren

Im stressigen Alltag ist es verlockend, kleine und schnelle Projekte anzupacken, die man bereits sehr oft umgesetzt hat. Sie sind überschaubar und bekannt. Wir haben im Unternehmen nicht genügend Bewerber? Dann briefen wir eben doch noch einmal einen zusätzlichen Headhunter. Oder die Laufzeit einer Stellenanzeige wird um vier Wochen verlängert. 

Ein strategisches Softwareprojekt ist da schon eine ganz andere Nummer – unerforschtes Terrain also. Der genaue Verlauf solcher Vorhaben lässt sich nicht genau abschätzen. Und oftmals gibt es nebenbei noch ganz andere und größere Baustellen wie Änderungen am Bewerbermanagementsystem oder den Umbau der Karriereseite. 

Nach meiner Erfahrung zieht eine Software wie zum Beispiel ein CRM (Candidate Relationship Management) schnell den Kürzeren in solchen Szenarien. Selbst wenn es schon in die konkrete Planung ging und etwa der Business Case in der Entstehung begriffen war. Und dann? Mindestens ein Jahr Stillstand. Fragen Sie sich also: Welche Maßnahmen sind eher kosmetischer Natur und welche ändern wirklich etwas an meinem eigentlichen Problem? Welche Tools heben mein HR-Reporting mit Analysen auf das nächste Level? Was bringt mir langfristig und nachweislich neue Kandidaten in meinen Recruiting-Prozess? 

Seien Sie also gerne kritisch und hinterfragen Sie so manche Priorisierung und aus welcher Richtung diese kommt. Sie sind der Experte für neue Einstellungen im Unternehmen! Sie können am besten erkennen, welche Projekte langfristig eine Besserung der Situation versprechen. Nehmen wir mal an, Sie haben diesen Schritt gemacht. Wie geht’s weiter?

Tipp 2: Unterstützung einfordern

Wüssten Sie aus dem Stegreif, aus welchen Elementen ein solider Business Case besteht? Falls nicht, kein Problem: Der Software-Anbieter (auch bekannt als ‚Dienstleister‘) hilft gerne dabei, den Nutzen einer neuen HR-Software in Zahlen auszudrücken. Kunden, die dieses Angebot annehmen, sind hinterher oft begeistert. Eine Ansprechpartnerin sagte zu uns: „Nur weil Ihr uns die Zahlen geliefert habt, konnten wir den CFO von dieser Investition überzeugen!“ 

Das ist noch nicht alles: Nutzen Sie die Möglichkeit sich unterschiedliche Szenarien für einen ‚Return on Investment‘ ausrechnen zu lassen. Konservativ und/oder mutig. Damit gehen Sie dann in den Termin mit dem Management-Gremium – und die Sales- oder auch Produktexperten des Software-Anbieters gehen mit! So müssen Sie bei den zum Teil sehr detaillierten Nachfragen des Managements oder anwesender Experten für Datenschutz oder IT nicht ins Schwitzen geraten. 

Nehmen Sie den Dienstleister hierfür gern in die Pflicht. Vielleicht möchte Ihr Geschäftsführer auch gar keine langen PowerPoint-Präsentationen, sondern lieber ein spannendes kurzes Video, das eine nützliche Smartphone-Anwendung zeigt. Fragen Sie Ihren Vertriebsansprechpartner danach und überlegen Sie gemeinsam! Sie kennen Ihr Unternehmen schließlich am besten.

Tipp 3: Mut zum Risiko

Hatten Sie schon einmal Bedenken, ob das neue Software-Projekt wirklich klappt und alles gut geht? Dann geht es Ihnen wie vielen Ihrer HR-Kollegen. Kein Wunder, denn normal gehen die Budgets eher an externe Agenturen oder Headhunter. Und die Digitalisierung im HR-Bereich ist in vielen Unternehmen immer noch alles andere als das ‚täglich Brot‘. 

Dabei bietet sich Ihnen mit einem solchen Digitalisierungsvorhaben eine große Chance. Auf der einen Seite vereinfachen und erleichtern sich Ihre täglichen Arbeitsvorgänge. Am Beispiel CRM erklärt: Statt etwa Agenturen zu briefen, lässt sich sehr viel an Kommunikation mit Talenten und Kandidaten mit den bestehenden Ressourcen abwickeln – auch in kleineren HR-Teams.

Auf der anderen Seite machen Digitalisierungsprojekte Sie auch über Ihre Abteilung hinaus wahrnehmbar. Das resultiert oft nicht nur in Anerkennung, sondern vielleicht sogar in einem Karrieresprung. 

Damit ein Software-Projekt im gesamten Unternehmen erfolgreich eingeführt werden kann, müssen Sie mit dem Software-Anbieter vertrauensvoll zusammenarbeiten. Trauen Sie sich, offene Fragen anzusprechen! Haken Sie nach, lassen Sie sich die Hintergründe erklären! Und nehmen Sie den Ansprechpartner auch gerne in die Pflicht – zum Beispiel für den zuvor erwähnten Business Case. Idealerweise bilden Sie ein Team und gehen den Weg von der ersten Evaluierung, über die Überzeugung der internen Stakeholder bis hin zur erfolgreichen Einführung, gemeinsam!

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